Legalisatie van documenten

Alle officiële documenten die worden voorgelegd in het kader van een visumaanvraag C of D moeten worden gelegaliseerd door de autoriteiten van het land dat de documenten afgeeft.

Documenten die zijn opgesteld in een andere tal dan de Belgische nationale talen moeten worden vertaald naar het Frans, Nederlands of Duits. Indien de vertaling lokaal wordt gemaakt, dan moet ze gelegaliseerd worden door de autoriteiten van het land waar de vertaling werd gemaakt. Indien de vertaling gemaakt wordt door een beëdigd vertaler in België en voorzien is van zijn / haar stempel, dan is legalisatie niet meer nodig.

Een document dat officieel en wettelijk is in één land is dat niet automatisch in een ander land. Daarom dient u eerst uw documenten te laten legaliseren vooraleer u ze kan gebruiken in België of in een derde land. De legalisatie bewijst de afkomst van een document. Het is een officiële  bevestiging van de echtheid van de handtekening, de zegel of de stempel van de ambtenaar die het document getekend heeft.

De documenten afgegeven door de autoriteiten van Cuba, Haïti en de Dominicaanse Republiek moeten eerst gelegaliseerd worden door de bevoegde autoriteiten van het betreffende land en daarna door het Ministerie van Buitenlandse Zaken van het land. De documenten uit Cuba en Haïti moeten vervolgens nog gelegaliseerd worden door de ambassade van België in Havana. 

Voor de documenten uit de Dominicaanse Republiek volstaat sinds 8 maart 2019 een legalisatie met een Apostille die niet meer door deze ambassade moet worden gelegaliseerd.

Daarvoor stuurt u de originele documenten, gelegaliseerd door lokale autoriteiten naar de Ambassade (zie Verzending /  Afhaling van documenten), samen met het bewijs van betaling van de consulaire rechten. Als een document lokaal werd vertaald moet de vertaling, gelegaliseerd door de autoriteiten van het land, samen met het originele te legaliseren document worden voorgelegd aan de Ambassade. Een vertaling kan niet apart gelegaliseerd worden.

U vindt hieronder de adressen van de bevoegde autoriteiten voor de legalisatie in de jurisdictie van de Ambassade van België in Havana, alsook de adressen van de bevoegde autoriteiten voor de aflevering van bewijzen van goed gedrag en zeden:

Een document dat in het ene land officieel en legaal is, is dat niet automatisch in het andere. Veel documenten moet u daarom eerst laten legaliseren, om ze over de grens te kunnen gebruiken.

De legalisatie slaat op de controle van de oorsprong van een document. Legalisatie is een officiële bevestiging dat de handtekening van de ambtenaar die een document ondertekende, of het zegel of de stempel op het document, echt is.

Niet enkel de handtekening van degene die het stuk afgaf wordt gelegaliseerd maar bij uitbreiding wordt ook de handtekening van een legaliserend ambtenaar gelegaliseerd. Elke handtekening, elk zegel of elke stempel wordt gelegaliseerd door diegene die daarvoor bevoegd is en die de handtekening, het zegel of de stempel kent. Dit verklaart waarom vaak verscheidene legalisaties - in een welbepaalde volgorde - nodig zijn.

Een land kan aangesloten zijn bij een legalisatieverdrag dat afspraken bevat over hoe landen elkaars officiële documenten accepteren. Een groot aantal landen is aangesloten bij het “Apostilleverdag” van Den Haag van 5 oktober 1961. Er is dan maar 1 legalisatie nodig door middel van een apostillestempel.

Vragen en antwoorden over legalisatie van documenten

Voor de legalisatie vanuit het buitenland kunt u ook steeds de website raadplegen van onze vertegenwoordiging ter plaatse: Belgische ambassades en consulaten in het buitenland

Om uw vraag te verfijnen, kunt u ook de Zoekcriteria gebruiken.